GED é sigla de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É uma tecnologia que permite facilmente gerar, controlar, armazenar
e compartilhar quaisquer tipos de documentos, os quais formam a grande massa de conhecimentos
de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a
documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa.
Quais são os benefícios do GED ?
Veja algumas razões pelas quais muitas empresas estão implantando o GED:
Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA,
em setembro de 2001.
Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade dos documentos em rede.
Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a
produtividade.
Aproveitamento de espaço físico.
Evitar extravio ou falsificação de documentos.
Integração com outros sistemas e tecnologias.
Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
Melhor atendimento ao cliente.
Melhor sergurança pra atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD ou LGPDP), Lei nº 13.709/2018
O GED proporciona respostas precisas e instantâneas.
Possibilidade da empresa se virtualizar sem limites físicos, com redução de despesas
e permitindo que vários funcionários trabalhem ao mesmo tempo no mesmo documento
e, inclusive, a partir de sua casa ou de qualquer outro lugar no mundo.
Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento físico perdido, no GED nada é perdido.
Por que o Guardião Digital é o melhor GED do mercado ?
Software 100% brasileiro com quase 20 anos de maturidade, feito sob medida para as necessidades
brasileiras.
Atende 100% à legislação brasileira, CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e SAESP (Arquivo
Público do Estado de São Paulo), Lei Geral de Proteção de dados (LGPD ou LGPDP) Lei nº 13.709/2018.
Projetado por profissionais com certificação CDIA+, PDI+, ITIL e com acompanhamento de mestres
e doutores em Arquivologia.
Totalmente em plataforma WEB e desde 2007 nas nuvens
Cada cópia dos seus documentos é armazenado simultaneamente em três datacenters de última geração
em regiões geográficas diferentes.
Política de Backup com retenção de até 2 anos.
O mais completo do mercado, incorpora "além dos recursos básicos que todo software de GED precisa ter" também acompanha os seguintes recursos avançados:
WorkFlow (Fluxo de Trabalho) para Documentos e Aprovações.
Tabela de Classificação e Temporalidade Documental (Atendendo 100% o CONARQ e o SAESP).
Módulo de Gestão de Arquivos Físicos.
Sistema de Protocolo.
Servidor de Recepção de Arquivos por E-mail.
OCR - Leitura de Código de Barras - Leitura de Código QR - Extração de Texto PDF - todos recursos nativos.
Checklist Digital.
Reconhecimento e validação automática de documentos.
Dashboard de acompanhamento de processamento e utilização.
Robô Guardião - tecnologia exclusiva de processamento automatizado de documentos.
Processamento automatizado de XML (inclusive da NF-e / Ct-e / Nfs-e / e outros).
Como e onde meus documentos digitais ou digitalizados serão guardados ?
Seus documentos serão guardados em nossa nuvem privada, que são nossas fazendas (farms) de servidores localizados em três datacenters diferentes em regiões geográficas diferentes do país. Como opção, também temos soluções para instalação "on premise", ou seja, instalação no servidor do cliente.
Essas fazendas de servidores (nossa nuvem privada) são responsáveis por manter os sistema em funcionamento sem interrupção (redundância) e manter
a durabilidade dos dados.
Por exemplo, se todos os servidores de São Paulo saíssem do ar, automaticamente os servidores em outras localidades assumiriam, assim mesmo diante de catástrofes é possível continuar utilizando os sistemas online.
Além desses três níveis de redundância temos ainda um quarto nível de segurança que é o backup que realizamos diariamente. Nossa política de retenção chega até 2 anos.
Toda a comunicação entre nossos servidores e clientes são criptografadas e o acesso é através de certificados de segurança,
login, senha e chave de criptografia.
Tudo isso para lhe garantir total tranquilidade quanto à segurança, disponibilidade e confidencialidade do seus dados.
Que economia o GED proporciona ?
Estudos mostram que muito tempo e dinheiro são gastos com o manuseio, arquivamento
e procura de documentos em papel. Note a conclusão desses estudos:
Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.
Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida
a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 21 mil imagens.
Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
Então em um CD que mede 12cm pode-se armazenar cerca de 13 mil páginas de documentos
enquanto que em um arquivo de quatro gavetas consegue-se armazenar no máximo
10 mil páginas de documentos.
Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel
por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600
milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias
e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
Assista um vídeo que demonstra as principais possibilidades técnicas do nosso GED Guardião Digital:
